Trabalho Remoto e Híbrido

Como gerenciar um escritório virtual

Em tempos de pandemia, crise econômica e desemprego, muitas empresas estão abandonando os escritórios tradicionais para adotar uma estratégia empresarial que transforma por completo o seu ambiente e modelo de trabalho: o escritório virtual.

Esta opção, além de oferecer praticidade e flexibilidade para a evolução do seu negócio, também propõe como benefício a possibilidade do home office contínuo, maior disposição de horários, corte de custos de aluguel de salas e escritórios, a oportunidade de contratar menos funcionários fixos e mais freelancers e, ainda, maior produtividade dos colaboradores, o que, além de simplificar as operações também economiza tempo e dinheiro das companhias.

Este modelo de trabalho inclui a organização total da sua empresa no universo digital, o que inclui, também, o atendimento ao cliente e a gestão dos colaboradores. Veja a seguir o que é, como funciona e como você pode gerenciar um escritório virtual.

Mas, afinal, o que é um escritório virtual?

O escritório virtual, também conhecido como Virtual office, é a adaptação das atividades e, até mesmo do próprio escritório, para o universo digital e que permite o trabalho 100% remoto dos colaboradores por meio de softwares e armazenamento em nuvem.

Assim, toda a atividade da empresa, da prospecção ao atendimento e à gestão dos colaboradores, é migrada para o online, sem a necessidade de locação de escritório físico e da contratação CLT dos profissionais. 

Embora existam empresas que prefiram assinar um serviço de “coworking” para eventuais encontros presenciais da equipe, a ideia do escritório virtual é minimizar os custos e maximizar a produtividade por meio do modelo de trabalho “home office”.

Como funciona um escritório virtual na prática?

Em suma, um escritório virtual funciona tal como um físico, porém, tudo é realizado por meio dos recursos oferecidos pela tecnologia: as reuniões com os colaboradores acontecem via vídeo-chamada e softwares como Google Meet, Zoom e Microsoft Teams, os projetos acontecem de modo mais colaborativo, uma vez que são compartilhados com todos os envolvidos e editados online e simultaneamente, os canais de atendimento ao cliente são, em sua maioria, terceirizados ou realizados pelos canais digitais de atendimento e o encaminhamento e redirecionamento de contatos é feito por e-mail ou Whatsapp.

Além do mais, na grande maioria dos casos existe a locação de um endereço ou caixa postal para o recebimento de correspondências oficiais e, quando necessário, os encontros presenciais acontecem em escritórios compartilhados de coworking ou em ambientes informais como restaurantes, por exemplo.

Em suma, as atividades que não puderem ser realizadas pelos próprios profissionais da empresa sob o modelo de trabalho “home office” são terceirizadas para empresas ou prestadores de serviço. 

Quais os benefícios do escritório virtual para o seu negócio?

São inúmeros os benefícios da implementação do escritório virtual para o seu negócio e, até mesmo, para os colaboradores. Veja a seguir:

Benefícios para os colaboradores:

  • Sem o trânsito e o tempo gasto com a locomoção diária até o escritório, os profissionais podem produzir mais e direcionar o foco para o desempenho das atividades que realmente importam, entregando, na maioria dos casos, inclusive, mais resultado para a empresa.
  • Os colaboradores tornam-se mais ativos e, por consequência, adquirem melhor qualidade de vida. Pois ao não precisarem mais se prender ao escritório, eles podem criar hábitos mais saudáveis como a prática dos exercícios físicos e preparo atento das refeições. O cuidado com a saúde torna-se mais presente. 
  • A flexibilidade no horário de trabalho, consequência indireta da adoção do escritório virtual, permite aos profissionais fazerem coisas que só poderiam fazer nas folgas, férias ou feriados como, por exemplo, viajar para a casa de parentes que vivem em outras cidades ou estados, e ainda assim continuarem trabalhando. 

Benefícios para a empresa:

  • Um escritório virtual não enfrenta barreiras ou desafios na hora de encontrar e contratar talentos. Afinal, sem a obrigatoriedade do comparecimento físico, é possível contratar talentos do mundo todo, sem necessariamente arcar com as despesas de deslocamento. Assim, além de acessar profissionais de locais distintos, você pode se concentrar no que realmente importa: a execução do serviço e o melhor atendimento ao cliente.
  • Não existem custos elevados de infraestrutura, manutenção, aluguel, condomínio ou contas de luz, água e etc com a implementação do escritório virtual. Os custos que não podem ser repassados para os clientes são facilmente eliminados e o dinheiro poupado pode ser utilizado para investir mais em pessoas.
  • Com o escritório virtual, é possível trocar o horário de trabalho pela produtividade. Assim, em vez de atentar-se ao horário em que as pessoas entram na empresa, você passa a medir a produtividade delas conforme completam suas tarefas.Trabalhar remotamente em um escritório virtual reduz a rotatividade nas empresas, pois permite que os colaboradores trabalhem mais felizes.

Como gerenciar um escritório virtual?

1 – O armazenamento em nuvem é um item obrigatório:

O armazenamento em nuvem é uma excelente opção para compartilhar informações e documentos importantes entre os integrantes do time instantaneamente, bem como de garantir o engajamento dos times e uma melhor gestão do seu negócio: recurso essencial para o bom funcionamento de um escritório virtual.

2 – A tecnologia torna tudo mais simples:

Os recursos de tecnologia atualmente disponíveis no mercado oferecem inúmeros benefícios para o bom funcionamento do escritório virtual. Por meio deles é possível garantir a comunicação do time por mensagens instantâneas, manter o contato com os clientes, acessar e transmitir arquivos instantaneamente e, inclusive, garantir a gestão das escalas de trabalho do time.

3 – Comunique-se com a sua equipe diariamente:

A comunicação diária com o time é a chave para o sucesso de um escritório virtual. Afinal, além de evidenciar para todos a sua visão de negócios, é importante acompanhar a execução das atividades, andamento dos projetos, oferecer suporte e identificar a satisfação dos colaboradores com o modelo de trabalho. Por isso, ainda que a rotina esteja uma loucura, é importante que você se comunique diariamente, seja por Whatsapp, aplicativo de mensagens, e-mail ou chamada de vídeo. As reuniões diárias ou semanais com todo o time também ajudam a manter o engajamento.

4 – Garanta a segurança do seu negócio:

Tendo em vista que todo o funcionamento da sua empresa acontecerá no universo digital e que toda a documentação e trâmites importantes estarão à disposição da equipe, é importante estabelecer protocolos que permitam certa segurança. Se o designer está trabalhando com as imagens, ele não deve acessar os arquivos de códigos do programador e vice-versa. Dessa forma você estabelece uma política de controle e evita possíveis danos.

5 –  Mantenha contato frequente, ainda que online, com os seus clientes:

Trabalhar em casa às vezes pode manter você isolado de colegas de trabalho e, inclusive, dos clientes.

Com o escritório virtual, você não precisa convidar seu cliente para tomar um café na sua cozinha ou na padaria da esquina. É possível realizar reuniões via chamada de vídeo, aplicativo de mensagens ou, se for o caso, até mesmo alugar salas de coworking para oferecer a ele toda a infraestrutura necessária como TV, internet e serviço de copa.

O importante é manter o contato ativo com os clientes e garantir que eles não esqueçam você, só porque não visitam mais o seu escritório físico semanalmente.

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